Medienbruchfreies Verfahren erstmals vollständig realisiert
Mit der elektronischen Präsenzbeurkundung wird ein zentrales Ziel der Digitalisierung erreicht: Urkunden können nun auch im Präsenztermin vollständig elektronisch errichtet, unterzeichnet und verwahrt werden. Während bislang selbst elektronisch vorbereitete Urkunden für die Beurkundung ausgedruckt, handschriftlich unterzeichnet und anschließend wieder eingescannt werden mussten, entfällt dieser doppelte Medienbruch nun vollständig.
Die Urkunde wird unmittelbar elektronisch aufgenommen. Die Beteiligten leisten ihre Unterschrift entweder auf einem Unterschriftenpad oder unter Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur. Den Abschluss des Beurkundungsvorgangs bildet die qualifizierte elektronische Signatur der Notarin oder des Notars. Im Anschluss wird die Urkunde direkt im Elektronischen Urkundenarchiv der Bundesnotarkammer verwahrt – sicher, unveränderbar und ohne Medienbruch.
Hinweis: Der Anwendungsbereich der elektronischen Präsenzbeurkundung erstreckt sich grundsätzlich auf sämtliche notarielle Beurkundungsvorgänge, mit Ausnahme von Verfügungen von Todes wegen (z. B. Testamente und Erbverträge). Gemäß § 31 BeurkG soll über die Errichtung einer Verfügung von Todes wegen keine elektronische Niederschrift aufgenommen werden.
Mehr Transparenz und Effizienz im Beurkundungstermin
Bereits in den ersten elektronischen Beurkundungen zeigte sich ein besonderer Vorteil des neuen Verfahrens: Änderungen und Ergänzungen konnten während des Termins direkt in den elektronischen Urkundentext eingearbeitet werden. Die Beteiligten hatten jederzeit Einsicht in den jeweils aktuellen Text auf dem Bildschirm und konnten sämtliche Anpassungen transparent nachvollziehen. Ausdrucke, handschriftliche Ergänzungen sowie ein nachträgliches Einscannen der Urkunde sind damit entbehrlich.
Diese Neuerungen führen zu spürbaren Effizienzgewinnen im Notariat, beschleunigen die Kommunikation mit Mandanten, Gerichten und Behörden und leisten zugleich einen wichtigen Beitrag zur Reduzierung von Papier- und Ressourcenverbrauch.
Impulse für die digitale Justiz insgesamt
Insbesondere die Nachlassgerichte werden künftig davon profitieren, dass Vorgänge wie etwa Erbausschlagungen vollständig elektronisch bearbeitet werden können. Medienbrüche werden vermieden, Verfahrensabläufe verschlankt und Bearbeitungszeiten verkürzt. Gleichzeitig erhält die Justiz wichtige Impulse für den weiteren Ausbau der elektronischen Aktenführung.
Konsequente Fortführung des digitalen Weges
Die elektronische Präsenzbeurkundung knüpft an die bisherigen Digitalisierungsschritte des Notariats an. Bereits seit 2022 ermöglichen notarielle Online-Verfahren im Gesellschaftsrecht Beglaubigungen und Beurkundungen per Videokonferenz. Mit der Einführung der elektronischen Urkundensammlung wurde zudem die Grundlage für eine digitale und über einen Zeitraum von mehr als hundert Jahren sichere Verwahrung notarieller Urkunden geschaffen.
Der nunmehr vollzogene Schritt setzt diesen Entwicklungsprozess konsequent fort und stärkt den Übergang zu einem digitalen, zugleich hochsicheren und bürgernahen Notariat.
Weitere Informationen zur elektronischen Präsenzbeurkundung finden sich auf der Internetseite der Bundesnotarkammer:
https://onlinehilfe.bnotk.de/einrichtungen/bundesnotarkammer/ebeurkundung.html